Comment intégrer efficacement ses employés ?

1. Rédiger le livre du « onboarding »

Ce livret d’accueil va accompagner le nouveau collaborateur pendant les premiers jours pour l’aider à prendre ses marques. Il explique la vie de l’entreprise de manière simple et efficace :

• L’organigramme de l’entreprise ou département
• Les valeurs de l’entreprise
• La raison d‘être de l’entreprise
• La culture de l’entreprise
• Les règles internes

2. Un mois avant, préparer le bureau et l'équipe

Penser à préparer 1 mois avant le premier jour :

• Les documents (contrats, mutuelle, transport, …)
• Son bureau (poste, PC, mail, casier, …)
• Mail de rappel (date, adresse de l’entreprise, porte, coordonnées d’un interlocuteur RH pré-onboarding, …)
• Assigner un parrain dans son équipe
• Informer l’équipe et le manager concerné, qu’ils vont accueillir un nouveau collaborateur (et éviter le « je ne savais pas que vous arriviez aujourd’hui »)
• Cadeaux de bienvenue (mug, hoodie, stickers, sac, …)
• Lettre de bienvenue, signé par le CEO (« Nous sommes très heureux de vous accueillir aujourd’hui … Nous changerons le monde ensemble. »)

3. Premier jour, un accueil chaleureux

Ce jour est la partie la plus importante. On change rarement sa première impression.

• Poser tous les documents sur son bureau (livre onboarding, cadeau, lettre, …)
• Accueillir personnellement le collaborateur
• L’accompagner pendant les étapes administratives (cartes d’accès, …)
• Présentation aux collaborateurs
• Présenter le salarié à son parrain
• Présenter le salarié à son manager
• Organiser le déjeuner du premier jour pour qu’il ne mange pas seul (avec son parrain ou l’équipe)
• Rapidement expliquer le fonctionnement des outils dont le collaborateur aura besoin (sans faire de formation)

4. La première semaine, expliquer son rôle

Organiser des formations plus détaillées. Il s’agit du début de la montée en compétence :

• Formations aux outils (organiser avec les différents experts ou formateurs)
• Formation aux savoir-faire, projet(s) en cours, vision de l’entreprise, …
• Expliquer les challenges à court/moyen terme ?

5. Après 3 mois, le questionnaire d'étonnement

On connait maintenant le nouveau collaborateur et lui aussi il a pris ses marques dans l’entreprise. Il commence à être opérationnel et il a vu ce qui marche et ce qui ne marche pas dans l’organisation.

 1.    L’entretien

Il est important de lister les points forts du collaborateur, ses réussites, mais aussi les points d'amélioration et le plan de développement des prochains mois.

2.    Le questionnaire d’étonnement

Avoir le point de vue objectif d’un nouveau collaborateur est une mine d’or pour l’entreprise. Toute entreprise à une tendance de « repli sur soi », ce qui peut la conduire dans la mauvaise direction, sans s’en rendre compte.

Le questionnaire d’étonnement doit être anonyme. Les résultats peuvent être partagés avec la direction. Vous pouvez déployer ce questionnaire avec un outil de sondage en ligne ou avec ID-Tree.com, logiciel de sondage français, conçu pour les besoins des services RH de PME.

Voici quelques exemples de thème possible (qu’on trouve dans les modèles de questionnaires de IDTree) :

• L’accueil dans l'entreprise
• Le parcours d'intégration
• L'accompagnement par son manager
• Les projets de l'entreprise
• Les moyens et méthodes de communication au sein de l'entreprise
• L’ambiance au travail
• Ce qu'il apprécie
• Ce qu'il changerait tout de suite